Our Privacy Policy
See below for Danish.
Data Controller
DOX Visas & Legalisations is the data controller for the processing of the personal data we receive about you. You can find our contact details below:
DOX Visas & Legalisations
Sværtegade 3, 3rd floor
DK-1118 Copenhagen K
Denmark
CVR no.: 41201096
Phone: +45 77 34 77 94
Email: info@doxvl.dk
If you have any questions about our Privacy Policy or your rights under the General Data Protection Regulation, you are welcome to contact us.
Purposes and Legal Basis for Processing Your Personal Data
We process your personal data for the purpose of assisting you in obtaining a visa or legalisation.
The legal basis for our processing of your personal data is as follows:
Article 6(1)(a) of the General Data Protection Regulation
Article 6(1)(b) of the General Data Protection Regulation
With your consent, DOX Visas & Legalisations may share your information with embassies, public authorities, and other third-party service providers where necessary for the processing of your case, including:
Embassies/consulates
Public authorities such as notaries, chambers of commerce, etc.
Visa centres
Third-party agents
Third-party suppliers such as courier companies
Reception services
In certain cases, we may send data to partners outside the EU. However, this will only occur after a specific agreement with the individual customer.
Categories of Personal Data
We process the following categories of personal data about you:
General personal data, including name, email address, phone number, address, payment information, and passport number.
Recipients or Categories of Recipients
We disclose or transfer your personal data to the following recipients for case processing purposes:
Similar businesses that assist with applications of the same nature
Businesses that assist with language translation
Public authorities
Note that we use courier services, but the courier is not permitted to read the documents.
Where Your Personal Data Comes From
You provide us with access to most of the data we collect. We collect and process your data when you:
Register online or place an order for one of our services
Choose to participate in a customer survey/questionnaire or provide feedback via our chat forum or email
Visit our website
In some cases, we may also obtain your data indirectly from the following sources:
Travel agencies or third parties assisting with your case
Embassies/public authorities, after your case has been processed
Storage of Your Personal Data
We store your personal data as long as necessary for the processing of your case. Once your case is completed, we store your personal data for 90 days, after which it will be automatically deleted.
When we receive physical copies of personal data, they are stored for 30 days, after which they are destroyed. In some cases, we may forward it to third parties in connection with case processing. These third parties may include public authorities, embassies, etc. After this period, DOX Visas & Legalisations is no longer responsible for processing your personal data.
Right to Withdraw Consent
You have the right to withdraw your consent at any time. To do so, please contact us using the contact details provided in section 1 above.
If you choose to withdraw your consent, it does not affect the legality of our processing of your personal data based on your prior consent until the time of withdrawal. Withdrawal of consent will take effect from the moment it is communicated.
Your Rights
Under the General Data Protection Regulation, you have a number of rights regarding our processing of your data.
To exercise any of the following rights, you must contact us.
Right to Access: You have the right to access the information we process about you and view additional information.
Right to Rectification: You have the right to have inaccurate information about you corrected.
Right to Deletion: In certain cases, you have the right to request the deletion of your personal data before the standard deletion period has elapsed.
Right to Restrict Processing: In certain cases, you have the right to restrict our processing of your personal data. If you exercise your right to restrict processing, we may only process your data—other than for storage—with your consent, or for the establishment, exercise, or defence of legal claims, or to protect an individual or important public interests.
Right to Object: In certain cases, you have the right to object to our otherwise lawful processing of your personal data. You may also object to processing for direct marketing purposes.
Right to Data Portability: In certain cases, you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format and to have that data transferred from one data controller to another without hindrance.
You can read more about your rights in the Danish Data Protection Authority’s guide on the rights of data subjects, which you can find at www.datatilsynet.dk.
Complaint to the Danish Data Protection Authority
You have the right to lodge a complaint with the Danish Data Protection Authority if you are dissatisfied with the way we process your personal data. You can find the contact details for the Danish Data Protection Authority at www.datatilsynet.dk.
Cookies
DOX Visas & Legalisations uses cookies to enhance your experience on our website. Our website uses two types of cookies:
Functionality cookies: These cookies are used to recognise you on our website and remember your preferences. This includes both first-party and third-party cookies, which may relate to language selection and your geographical location.
Advertising cookies: These cookies are used to collect information about the pages you visit on our website and the links you click.
Opting Out of Cookies
If you do not want us to use cookies for tracking your activities on our website, you can disable them in your browser settings. Please note, however, that this may affect your experience on our website.
Privatlivspolitik
Her kan du se hvordan DOX Visas & Legalisations behandler dine personoplysninger.
Dataansvarlig
DOX Visas & Legalisations er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig. Nedenfor finder du vores kontaktoplysninger:
DOX Visas & Legalisations
Sværtegade 3, 3. sal
1118 København K
CVR-nr.: 41201096
Telefon: +45 77 34 77 94
Mail: info@doxvl.dk
Har du spørgsmål til vores persondatapolitik eller dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, er du velkommen til at kontakte os.
Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med det formål at bistå dig med at opnå visum eller legalisering i øvrigt.
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger i den forbindelse af:
databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a
databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
Med din accept vil DOX Visas & Legalisations dele dine oplysninger med ambassader, offentlige instanser og andre tredjemandsleverandører hvor det er nødvendigt for behandlingen af din sag, herunder:
Ambassader/konsulater
Offentlige instanser som Notarien, Handelskammeret el.lign.
Visa-centre
Tredjemandsagenter
Tredjemandsleverandører som kurérselskaber
Receptioner
I visse tilfælde sender vi data til samarbejdspartnere uden for EU. Dette vil imidlertid kun ske efter særskilt aftale med den enkelte kunde.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger i form af bl.a. navn, e-mailadresse, tlf.nr, adresse, betalingsoplysninger og pasnummer.
Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere med henblik på sagsbehandlingen:
Lignende virksomheder der bistår med ansøgninger af samme karakter
Virksomheder der bistår med oversættelser
Offentlige myndigheder
Det bemærkes, at vi benytter os af kurertjenester, men at kureren selvfølgelig ikke har lov til at læse dokumenterne.
Hvor dine personoplysninger stammer fra
Du giver os adgang til de fleste af de data, som vi indsamler. Vi indsamler og behandler dine data, når du:
foretager en online registrering eller afgiver en ordre på en af vores services, vælger at deltage i en kundeundersøgelse/spørgeskema eller giver feedback via vores chatforum eller mail eller besøger vores hjemmeside.
Vi kan i nogle tilfælde også indhente dine data indirekte fra flg. kilder:
Rejsebureauer eller tredjemænd som assisterer med din sag.
Ambassader/offentlige instanser, efter din sag er behandlet.
Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forbindelse med behandlingen af din sag.
Når din sag er færdigbehandlet, opbevarer vi dine personoplysninger i 90 dage, hvorefter dine personoplys-ninger vil blive slettet automatisk.
Når vi modtager fysiske personoplysninger, opbevares disse i 30 dage, hvorefter de destrueres. I nogle tilfælde videresendes de til tredjeparter i forbindelse med sagsbehandlingen. Disse tredjeparter kan være offentlige myndigheder, ambassader, el.lign. Efter dette tidspunkt er DOX Visas & Legalisations ikke længere ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor af pkt. 1. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke indtil tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det altså først virkning fra dette tidspunkt.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af en af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os.
Retten til at se oplysninger: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og se en række yderligere oplysninger.
Retten til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Retten til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Retten til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Retten til at gøre indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Retten til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, hvorpå vi behandler dine personoplysninger. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Cookies
DOX Visas & Legalisations anvender cookies til at forbedre vores hjemmeside. Vores hjemmeside anvender to typer af cookies:
Funktionalitet – disse cookies bruges for at kunne genkende dig på vores hjemmeside og til at huske dine tidligere præferencer. I den forbindelse anvendes der både første- og tredjepartscookies, der eksempelvis kan vedrøre valg af sprog og din geografiske placering.
Reklame – disse cookies bruger vi til at indhente oplysninger om, hvilke af vores sider du har besøgt, og hvilke links du har klikket på.
Fravalg af cookies
Ønsker du ikke at vi skal anvende cookies om din færden på vores hjemmeside, kan du fravælge dem i dine browserindstillinger. Dette kan dog medføre en forringelse af, hvordan du oplever vores hjemmeside.